Workshop: Die Gliederungsfunktion von Word richtig einsetzen

Zu Beginn eines umfangreichen Dokuments werden zunächst die zu behandelnden Themen oder Aspekte festgelegt. Der Sinn dabei ist, dem Textentwurf eine klare Struktur zu geben, indem Sie Haupt- und Unterpunkte festlegen und überlegen, welche Inhalte in den einzelnen Abschnitten behandelt werden sollen. Die Gliederungsfunktion in Word hilft dabei.

Wir zeigen, wie Word mit seiner Gliederungsfunktion diesen Prozess unterstützt und wie Sie dieses Werkzeug effektiv einsetzen. Beispielsweise um die Struktur Ihrer Dokumente mit wenigen Mausklicks neu zu organisieren oder ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu generieren.

Die Gliederungsfunktion von Word

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Im Dokumentfenster sind die verschiedenen Ebenen des Textes gut sichtbar, da tiefere Ebenen gegenüber den höheren etwas eingerückt werden.

1. SCHRITT: AKTIVIEREN DER GLIEDERUNGSANSICHT

Word unterstützt Sie bei der Anfertigung einer Gliederung zum Dokument. Ändern Sie daher die Dokumentenansicht zur Gliederungsansicht.

Um in die Gliederungsansicht zu wechseln, wählen Sie entweder den Menübefehl „Ansicht/Gliederung“ oder Sie klicken in der unteren linken Ecke neben der horizontalen Bildlaufleiste des Word-Fensters auf die Schaltfläche „Gliederungsansicht“. Das Lineal wird – falls es aktiv war – ausgeschaltet und die Symbolleiste „Gliederung“ erscheint. Die Symbolleiste hat sich im Laufe der verschiedenen Word-Versionen etwas verändert, doch ihre prinzipielle Bedienung ist gleich geblieben. Vor jedem Absatz taucht ein Symbol auf, das folgende Informationen liefert:

Steht vor einem Absatz als Symbol ein Pluszeichen, existieren zu der Überschrift Textkörper und/oder untergeordnete Gliederungsebenen.

Statt des Pluszeichens kann beispielsweise aber auch ein Minuszeichen vor dem Absatz stehen. In diesem Fall bedeutet das Minuszeichen, dass zu diesem Absatz weder eine weitere Gliederungsebene noch ein Textkörper existiert.

Kleine Quadrate signalisieren, dass es sich um Textkörper handelt.

Wenn die Ebene einer Überschrift aufgrund der Einrückung nicht ersichtlich ist, lassen Sie sich mit „Extras/Optionen/Ansicht“ die Namen der Formatvorlagen am linken Rand des Wordfensters anzeigen. Tragen Sie ins Textfeld „Breite der Formatvorlagenanzeige“ einen Wert größer als „0 cm“ ein.