Damit Korrekturvorschläge und Änderungen von Freunden oder Kollegen in Word angezeigt werden, müssen Sie die entsprechenden Einstellungen in Word vornehmen.
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Wählen Sie dazu im Menü "Extras" die Option "Änderungen nachverfolgen". Es wird eine Symbolleiste eingeblendet, auf der nun die Schaltfläche "Änderungen verfolgen" aktiviert ist. Sie bemerken das sofort, da alle Korrekturen, die Sie selbst an Ihrem Dokument vornehmen, rot und unterstrichen dargestellt werden. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche schalten Sie die Nachverfolgung zunächst aus.
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Um festzulegen, wie die Änderungen der Freunde und Kollegen im Word-Text hervorgehoben werden sollen, klicken Sie in der Symbolleiste auf den Eintrag "Anzeigen". Wählen Sie im Untermenü den Eintrag "Optionen".
Im folgenden Dialogfenster mit dem Titel "Änderungen verfolgen" wählen Sie aus der Drop-Down-Liste der Eingabezeile "Einsetzungen" die Option "Nur Farbe". Änderungen an Formatierungen können Sie über den entsprechenden Eintrag im Drop-Down-Menü "Formatierungen" unterstrichen darstellen lassen.
Im Eingabefeld "Farbe" ist der Eintrag "nach Autor" eingestellt. Er bewirkt, dass die Korrekturen des ersten Kollegen rot dargestellt werden, die folgenden Änderungen – unter Umständen Ihre Änderungen der Korrekturen – dagegen blau. Weitere Änderungen haben dann wiederum automatisch eine andere Farbe.
Diese Einstellungen werden mit dem Word- Dokument gesichert. Öffnet ein anderer Nutzer den Text, ist er automatisch ein neuer Benutzer und jede Änderung, die er vornimmt, wird nicht nur registriert, sondern auf dem Bildschirm hervorgehoben. Darüber hinaus fügt Word am Rand des Textes einen schwarzen Strich ein, damit geänderte Stellen auf einen Blick zu finden sind. Außerdem wird am Seitenrand in einer "Sprechblase" die Art der Änderung angezeigt.
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